Productivité : dissocier le pilote du copilote

Selon moi, le modèle mental clé pour gagner en productivité, prendre de meilleures décisions et réduire la procrastination, c’est de séparer la prise de décision de la mise en application. Un pilote de rallye n’a pas la disponibilité d’esprit pour pouvoir regarder la carte pendant qu’il conduit, il a besoin d’instructions hyper spécifiques pour savoir quoi faire tout de suite. Ces instructions sont données par le copilote qui possède toutes les informations nécessaires pour choisir la trajectoire optimale. Dans cet article, j’explique comment cette analogie peut améliorer notre productivité.

Les deux rôles

Le principe est simple : il faut séparer les moments où l’on prend des décisions des moments où l’on exécute ce que l’on doit faire. Tantôt on met son casque de copilote, tantôt on met son casque de pilote. Quand on est le copilote, on prend les décisions stratégiques pour décider quoi faire et comment. Quand on est le pilote, on exécute sans discuter les instructions données par le copilote.

Une autre façon de le formuler, c’est dire que l’on est tantôt le chef d’entreprise, responsable de prendre les décisions stratégiques, tantôt l’employé, responsable de mettre en œuvre les décisions.

Concrètement, je mets ce principe en application dans ma vie en réservant chaque soir 30mn pour prévoir en détail la journée du lendemain, et mettre à jour mon calendrier des semaines à venir. Ensuite, chaque matin, j’enfile mon casque de pilote et j’exécute toutes les tâches de mon agenda dans l’ordre. Le but c’est de n’avoir aucune décision à prendre pendant la journée.

Remarque : séparer la prise de décision de l’action n’est pas une excuse pour être perfectionniste et ne jamais agir sous prétexte que le plan n’est pas fini. Quand on commence, les décisions du copilote n’ont pas besoin d’être parfaites. Il suffit juste de décider ce que l’on va faire demain. Avec l’expérience, on apprend à faire des emplois du temps de plus en plus réalistes. Le processus est similaire à un algorithme d’optimisation itératif : on commence quelque part et on améliore incrémentalement son planning à chaque itération, d’un jour sur l’autre ou d’une semaine sur l’autre. Et pour éviter la paralysie du perfectionniste, il suffit de limiter le temps dédié au copilote.

Les avantages

1. Éliminer la procrastination

Ce système réduit la procrastination en éliminant l’indécision, en réduisant l’ampleur de la tâche et en établissant un système de récompense.

L’indécision. Pendant mes révisions, j’ai remarqué que je n’avais aucun problème de procrastination lorsque j’avais un objectif et un chemin d’action clairement défini. Par exemple, quand je sais que je dois faire tous les exercices du livre de cours dans l’ordre, je ne me pose pas la question et je me mets au travail chaque jour jusqu’à avoir fini les exercices. Mais quand je dois déterminer un plan d’action pour réviser un cours avec de moins bons supports, quand je dois sans cesse jauger et décider si je lis les slides, si je cherche des explications supplémentaires sur internet, si je travaille sur les séries d’exercices ou plutôt sur les examens des années passées… je finis toujours sur Facebook ou YouTube sans m’en rendre compte.

Quand je fais tous les exercices du livre dans l’ordre, j’ai un chemin tout tracé que je n’ai qu’à suivre. Je peux mettre mon casque de pilote et avancer sans avoir à prendre de décision. Le critère de succès est binaire : fait/pas fait. En distinguant les moments d’action des moments de prise de décision, je peux laisser le fardeau d’établir ce chemin au copilote, et ainsi m’assurer que je ne procrastinerai pas quand je suis en mode pilote. J’évite le piège de l’indécision.

L’ampleur de la tâche. Indécision mise à part, il peut arriver que l’on se décourage face à l’ampleur du travail à faire. C’est le piège type des étudiants de première année, qui se retrouvent avec un livre entier à apprendre par matière. L’objectif est clairement défini mais il y a trop dans l’assiette. Regarder tout ce qu’il reste à faire est anxiogène, ce qui augmente l’énergie d’activation nécessaire pour se mettre à bosser… Et conduit à la procrastination. La solution, c’est d’éviter de regarder tout ce qu’il reste à faire, et se concentrer sur la prochaine petite action à prendre. Autrement dit :

un éléphant, ça se mange une seule bouchée à la fois.

Donc pour éviter de procrastiner, il ne faut pas regarder trop loin en avant. Mais comment établir un itinéraire optimal si l’on ne peut pas prendre de recul par rapport à tout ce qui doit être fait ?

Distinguer pilote et copilote permet de remédier à ce problème. Comme le copilote n’a pas besoin d’agir dans l’immédiat, il est dissocié de la pénibilité du travail. Il peut contempler la tâche dans son ensemble sans être menacé par son ampleur. Il peut donc établir un itinéraire optimal, et le décrire en une suite d’objectifs simples pour le pilote. Le pilote, quant à lui, n’a jamais besoin de regarder la tâche dans son ensemble. Il se contente de suivre les étapes tracées par le copilote, les unes après les autres. Une bouchée à la fois.

Elephant

Le système de récompense. Notre cerveau serait câblé pour privilégier la gratification immédiate plutôt que la perspective d’une gratification future. Entre manger un cochon maintenant et avoir trois cochons dans une semaine, l’homme des cavernes avait tout intérêt à manger au plus vite. Avec l’éducation, on apprend à retarder la gratification, à travailler aujourd’hui pour de meilleures perspectives dans le futur. Mais il arrive souvent qu’une fois dans l’action, on oublie nos motivations, ou que la perspective de la gratification immédiate en allant sur Facebook nous pousse à procrastiner. Surtout quand la tâche à exécuter est désagréable.

Pour remédier à ce problème, une stratégie consiste à rapprocher l’obtention de la gratification du moment où la tâche doit être faite. Par exemple, cocher les exercices du livre au fur et à mesure qu’ils sont faits est très motivant : on voit les progrès se concrétiser, et chaque coche supplémentaire apporte un peu de gratification immédiate.

Quand le copilote donne sa liste de tâches au pilote, le paradigme du pilote devient très simple : exécuter chaque tâche dans l’ordre, et cocher au fur et à mesure. Chaque coche permet de voir l’avancement de la progression et fournit une gratification immédiate. Autrement dit, le critère de succès pour le pilote est uniquement lié au système. La gratification n’est plus liée à la nature de la tâche à exécuter ou à la raison pour laquelle on l’exécute. Le processus mental est simple : est-ce que j’ai fait ce que je devais faire ? Si oui, succès.

Note: confiance copilote chemin optimal + eliminer la reflexion liee a l’objectif pour eviter de rationaliser des mauvais choix + identite de qqn qui respecte planning + strategie de la motivation (je veux etre beau / je veux etre un athlete / je veux respecter mon planning)

En plus de fournir un critère de gratification immédiate, avoir un agenda à respecter en cochant chaque case est motivant à long terme. Chaque jour, le pilote veut faire mieux que la veille. Cocher plus de cases. Cocher toutes les cases. Au bout d’un certain temps, ça devient un jeu quotidien.

hyperbolic discounting

Pour conclure cette section sur la procrastination, voici un extrait de l’article de James Clear sur le sujet :

Researchers have found that when you think about your Future Self, it is quite easy for your brain to see the value in taking actions with long-term benefits. The Future Self values long-term rewards. However, while the Future Self can set goals, only the Present Self can take action. When the time comes to make a decision, you are no longer making a choice for your Future Self. Now you are in the present moment, and your brain is thinking about the Present Self. Researchers have discovered that the Present Self really likes instant gratification, not long-term payoff.
James Clear, about procrastination.

2. Prioriser l’important plutôt que l’urgent

Le pilote a la tête dans le guidon. Occupé par l’exécution des tâches de la journée, il peut être pressé ou en retard. Il pense encore à moitié à ce qu’il vient de faire. Il est fatigué… Il n’a pas la disponibilité d’esprit pour distinguer ce qui est important de ce qui est urgent. Sans itinéraire précis, il va exécuter les tâches au fur et à mesure qu’il y pense, en général en commençant par la plus simple (trier ses mails) ou celle qui lui semble la plus urgente. C’est comme ça que même avec un semestre complet de retard, on se retrouve à peaufiner le projet de programmation qu’on doit rendre à la fin de la semaine, et qui vaut 20% de la note finale, plutôt que de réviser l’examen dans deux semaines, qui compte pour 80%.

Prendre du recul et établir un plan pour la journée à l’avance, par exemple la veille au soir, permet (1) d’identifier ce qui est réellement important et d’y accorder la priorité et (2) d’éviter de perdre du temps. Par exemple, si l’on réfléchit en début de semaine à ce que l’on va manger, on peut s’éviter d’aller faire les courses tous les jours. Et on peut même prévoir un horaire optimal pour éviter les embouteillages à la sortie du travail, la foule au supermarché, etc. Alors qu’en vivant au jour le jour, on finit par se retrouver à faire les courses chaque soir parce qu’il manque toujours un aliment, ou qu’on a encore oublié de prendre du papier toilette.

3. Prendre de meilleures décisions

Pour prendre de bonnes décisions, il faut être dans une disposition d’esprit particulière, et il faut considérer toutes les informations disponibles. Se remémorer et comprendre les implications de ces informations a un coût : il faut charger les informations en mémoire ; il faut réfléchir aux interactions entre les différentes activités que l’on veut planifier dans une journée… Le pilote n’a pas le temps d’effectuer ce context-switching plusieurs fois par jour.

De plus, l’étude Perceptual decisions are biased by the cost to act de N. Hagura, P. Haggard et J. Diedrichsen a montré que la quantité d’énergie nécessaire pour effectuer une action influence aussi notre processus de prise de décision. Les chercheurs ont trouvé que lorsque l’on se base sur nos perceptions pour décider ou non d’exécuter une action, ces mêmes perceptions étaient modifiées par le coût en énergie de l’action. La conclusion, c’est que le pilote ne peut pas se fier à ses perceptions.

Avoir un créneau réservé pour la planification et la prise de décision, c’est aussi les promouvoir comme activités à part entière. Ça veut dire qu’on peut chercher à les améliorer comme n’importe quelle autre activité. En particulier, j’ai identifié quelques outils très utiles pour assurer une bonne efficacité du copilote.

L’outil du pilote: l’agenda

Le pilote doit avoir le moins d’informations possible, pour réduire sa charge mentale et les sources de distraction au maximum, et pouvoir se concentrer sur la tâche à exécuter.

Il a besoin d’un agenda, qui lui indique quoi faire et à quelle heure. L’agenda contient des instructions précises qui ne nécessitent aucune réflexion pour être exécutées. Ces instructions ont été choisie par le copilote à l’avance. Par exemple :

[x] se réveiller à 7h
[x] petit déjeuner (4 oeufs + 4 tranches de pain + 1 pomme)
[ ] quitter la maison à 7h45
[ ] aller en cours de 8h à 10h
etc.

Au fur et à mesure de la journée, le pilote coche les cases correspondant à chaque tâche pour indiquer s’il a pu l’exécuter, et éventuellement écrit un commentaire pour expliquer pourquoi il n’a pas pu. Ce feedback est important pour que le copilote puisse planifier des journées réalistes, et identifier les zones d’inefficacité pour en tenir compte ou les améliorer.

Le pilote peut aussi écrire dans un journal pour fournir plus de feedback au copilote.

Les outils du copilote

Le copilote a besoin d’avoir le plus d’informations possible pour prendre des décisions optimales et prioriser ce qui est important sans se laisser distraire par ce qui semble urgent. Il utilise le feedback quotidien du pilote pour identifier les zones d’inefficacité et les améliorer.

Après avoir établi un itinéraire, il donne des instructions au pilote en écrivant son agenda jour par jour. Les instructions dans l’agenda doivent être précises et exécutable sans nécessiter de réflexion supplémentaire. Toute la réflexion est faite par le copilote dans les moindres détails.

Il utilise un calendrier qui lui permet :

  1. de réserver le temps nécessaire à l’exécution d’une tâche ;
  2. d’avoir une stratégie à long terme en planifiant plusieurs jours à l’avance ;
  3. de se souvenir des échéances et rendez-vous à ne pas manquer.

Il utilise également une liste de rappels qui lui permet de se souvenir des tâches à planifier, et des échéances à ajouter dans le calendrier.

Enfin, il lit le journal et le feedback du pilote pour améliorer ses stratégies de planification.