Au sujet de la prise de notes

J’ai toujours des tonnes d’idées que je veux noter quelque part pour ne pas oublier. Prendre des notes a l’air d’une tâche très simple, mais en pratique j’ai eu du mal à trouver un système pérenne.

[EDIT]
J’ai écrit une nouvelle version de cet article, plus structurée, ici.

J’ai fini par identifier trois composantes majeures qui dictent si un système est tenable ou pas :

  1. l’action cost
  2. l’optimisation pour l’écriture
  3. l’optimisation pour la lecture

Quand on décide de commencer à prendre des notes, on a souvent envie de mettre en place un système complexe avec des catégories ou des tags pour s’y retrouver et trier l’information. On crée plusieurs carnets sur Evernote ou alors on a plusieurs dossiers ou plusieurs fichiers textes. Les adeptes du papier achètent plusieurs carnets, ou prévoient d’utiliser différentes couleurs, etc.

Toutes ces “améliorations” sont des optimisations destinées à faciliter la lecture et la recherche d’information. J’appelle ça les optimisations pour la lecture. Or, comme dirait Donald :

Premature optimization is the root of all evil.
– Donald Knuth, computer genius

Le problème avec ces optimisations c’est qu’elles ajoutent de la complexité au système et que cette complexité est souvent la raison pour laquelle on finit par abandonner. Avant de se demander comment optimiser la relecture, voyons comment s’assurer que l’on commence par écrire quelque chose.

Réduire l’action cost pour créer l’habitude

Quand on a du mal à prendre des notes régulièrement, il faut rendre la tâche la plus simple possible. Mieux vaut un journal sous-optimal et rempli, plutôt qu’un journal parfait mais vide.

Concrètement, les spécifications minimales pour pouvoir dire que l’on tient un journal ou que l’on prend des notes c’est :

  1. écrire et stocker de l’information;
  2. pouvoir accéder à cette information dans le futur.

Ça veut dire que tout le reste (catégoriser, mettre des tags, mettre des couleurs, sauvegarder en ligne, etc.) est un coût superflu, susceptible de nous décourager.

J’ai interviewé plusieurs profs dans mon école d’ingénieur, et je me suis rendu compte qu’ils avaient tous indépendamment convergé vers le même système : ils mettent toutes leurs notes dans le même fichier texte. La première fois qu’on m’a dit ça, j’ai trouvé que c’était vraiment loufoque mais en fait, c’est un système très efficace. Ceux qui écrivent le plus utilisent un fichier texte par mois pour éviter de trop faire ramer leur ordinateur.

Toutes mes notes vont donc au même endroit. Avant, je les prenais sur l’ordinateur et je mettais tout dans le même fichier texte. Maintenant, j’écris sur papier et je mets tout dans le même carnet. A chaque fois, je commence par la date du jour et un titre simple avec quelques mots clefs (par exemple “Mémoire & hitoires”). Je souligne le titre et il n’y a plus qu’à écrire.

Optimiser pour l’écriture

Tout mettre au même endroit sans s’embêter avec des catégories réduit déjà grandement le coût lié à l’écriture. Mais souvent, on a une idée mais pas forcément le temps de l’écrire ; ou alors on est dans le métro et on a pas son ordinateur ou son carnet avec soi. Alors comment faire ?

Gardons en tête qu’il faut minimiser la complexité du système et réduire au maximum les coûts de maintenance.

Quand je n’ai pas mon carnet avec moi, j’utilise ce que j’ai sous la main (en général mon smartphone). Sur mon téléphone, j’ai une note intitulée Daily Inbox dans laquelle j’écris ce que je veux mettre dans mon journal. Si c’est rapide à noter, j’écris le paragraphe en entier, sinon je mets quelques mots clefs pour pouvoir me souvenir de l’idée plus tard. Ensuite, il faut un peu de discipline chaque soir pour consulter son inbox et transférer dans le journal.

Ce qui compte, c’est de transférer l’information d’une façon ou d’une autre. Sur l’ordinateur, on peut synchroniser ses notes et faire un simple copier-coller dans le fichier texte. Sur papier, on peut imprimer, découper et coller, si l’on a pas la force de ré-écrire à la main. Ce n’est pas ce qu’il y a de plus sexy, mais :

Le mieux est l’ennemi du bien.
– Montesquieu

Ce système a un coût en maintenance chaque soir. Si c’est trop difficile à mettre en pratique, l’alternative c’est d’avoir un journal supplémentaire sur son smartphone et de ne pas transférer l’information. C’est optimal pour la saisie, mais pas pour la lecture puisqu’il faut chercher dans deux documents plutôt qu’un. Et dans tous les cas, je déconseille d’avoir plus que deux supports, sinon ça devient ingérable et on ne sait plus où est quoi.

Optimiser pour la lecture

Savoir ce que l’on a écrit

Il y a quelques années, j’étais une vraie machine à écrire. J’avais des tonnes d’idées et de réflexions que j’écrivais frénétiquement dans plusieurs notes, organisées dans plusieurs dossiers. Jusqu’au jour où je me suis rendu compte que je n’avais plus aucune idée de ce que j’avais déjà écrit ou pas. Mon système de classification était imparfait et c’était devenu lent et insupportable de devoir ouvrir des centaines de fichiers et dossiers pour chercher une note susceptible d’être rangée à plusieurs endroits différents.

Tout mettre dans un même fichier permet de scanner linéairement ses notes pour se remémorer rapidement les sujets sur lesquels on a déjà écrit. À chaque fois que l’on cherche quelque chose, on parcourt tout le reste du regard. Ça permet de toujours avoir une idée approximative de ce que l’on a dans son journal, et ça favorise la mémorisation.

Prendre plaisir à relire

L’ordinateur me fait mal aux yeux et j’en fait déjà trop dans mon travail. Pour prendre du plaisir à lire mes notes, et pour pouvoir en ajouter le soir sans avoir à allumer mon PC, j’ai décidé d’écrire sur papier dans un carnet.

Ça vaut la peine de se demander comment augmenter son confort de lecture. Plus le journal est agréable, plus on le lira souvent.

Par exemple, quand on prend ses notes sur l’ordinateur, on peut imprimer régulièrement et garder une copie sur sa table de nuit.

Chercher une note

Quand on prend des notes sur l’ordinateur, la fonction de recherche permet souvent de localiser le paragraphe que l’on veut. Si en pratique ce n’est pas assez précis, on peut envisager d’écrire quelques mots clefs à la fin de chaque note pour aider la fonction de recherche.

Sur papier, c’est plus compliqué. Ma technique, c’est de tout écrire en noir et de souligner les titres et les mots-clefs d’une autre couleur (pas toujours la même en fonction de ce que j’ai sous la main). Pour faciliter la recherche d’une date ou d’un titre en particulier, je les écris tous au même endroit sur la page (le coin en haut à gauche). Ça permet de feuilleter en évitant les sauts du regard.

Journal vs base de données

Il m’a fallu de temps pour réaliser qu’on ne peut pas tenir un journal et espérer se retrouver avec une base de données.

Un journal, c’est append only, comme un log : on ajoute des infos à la fin et l’ordre est chronologique. La saisie est rapide, et la méthode de recherche est principalement linéaire. Un effet secondaire désirable des recherches linéaires, c’est que l’on révise toutes ses notes régulièrement, ce qui favorise la mémorisation et la sérendipité.

Dans une base de données, les informations sont organisées et triées. C’est un système peu adapté à la saisie (manuelle) en temps réel parce qu’il faut choisir les bonnes métadonnées. Or, le problème de classifier au fur et à mesure, c’est qu’on a rarement le temps de le faire. Résultat, soit on écrit pas sa note, soit on classifie mal.

You read a log, but query a database.

Quand on a vraiment beaucoup d’informations qui nécessitent d’être triées, une bonne technique c’est de commencer à les saisir dans un journal selon le système décrit plus haut. Quand le journal est trop long, ou à intervalles réguliers, on transfère les notes dans une base de données pour optimiser les recherches futures. L’avantage de cette approche c’est que l’on crée les catégories a posteriori, une fois que l’on a identifié les clusters autour desquels les notes se regroupent naturellement (avec un algo automatique comme K-means).

Mon système en pratique

En pratique, j’écris toutes mes pensées, mes objectifs et mes feedbacks dans le même carnet.

Chaque jour, je mets la date en haut à gauche de la double-page : ça permet de scanner les dates plus facilement du regard. Avant d’écrire sur un sujet (“mémoire”, “sport”), je le mets comme titre et je souligne en couleur.

Je relis régulièrement les notes les plus récentes pour garder en tête les sujets sur lesquels j’ai déjà écrit. Quand j’identifie qu’un même sujet revient souvent, j’ajoute une synthèse ou j’écris un article. Et quand je trouve un passage particulièment inspirant, je le recopie à la fin ou je le souligne en vert.

La clef, c’est de s’engager

La clef pour faire marcher n’importe quel système, c’est de s’engager à le maintenir régulièrement. Les systèmes 0-cost n’existent pas.

Je me suis donc fixé comme objectif de vider ma daily inbox chaque soir, et d’écrire un bilan hebdomadaire chaque dimanche. J’en profite pour relire et essayer de prendre du recul sur ce que j’ai écrit pendant la semaine.